Contoh Buku Kas Harian dan Cara Membuatnya untuk UMKM
Cari contoh buku kas harian yang simpel dan langsung bisa dipakai? Ini format lengkapnya — beserta cara membuat dan tips agar konsisten diisi setiap hari.
Buku Kas Harian: Contoh dan Cara Membuat yang Benar-Benar Dipakai
Kalau kamu hanya punya satu alat pembukuan untuk usahamu — cuma satu — itu harusnya buku kas harian.
Bukan karena ini yang paling canggih atau paling lengkap. Tapi karena ini yang paling mendasar, paling mudah dimulai, dan paling bisa dijadikan fondasi untuk semua pencatatan keuangan lainnya. Laporan laba rugi, HPP, bahkan neraca — semuanya dimulai dari catatan kas harian yang konsisten.
Apa Itu Buku Kas Harian?
Buku kas harian adalah catatan sederhana dari semua uang yang masuk dan keluar dalam usahamu setiap hari. Setiap transaksi dicatat satu baris: tanggal, keterangan, uang masuk atau keluar, dan saldo akhir.
Itulah isinya. Tidak lebih, tidak kurang.
Dalam akuntansi ini dikenal sebagai metode single-entry atau pencatatan tunggal — setiap transaksi dicatat satu kali. Ini berbeda dari sistem double-entry (debit-kredit) yang dipakai oleh akuntan perusahaan besar. Untuk UMKM dengan transaksi yang tidak terlalu kompleks, single-entry sudah sangat memadai.
Format Buku Kas Harian yang Bisa Langsung Dipakai
Format paling sederhana terdiri dari 5 kolom:
| Tanggal | Keterangan | Masuk (Rp) | Keluar (Rp) | Saldo (Rp) |
|---|
Isi “Keterangan” dengan deskripsi singkat yang cukup untuk kamu pahami sendiri sebulan kemudian — misalnya “Bayar listrik warung”, “Jual 3 kodi baju”, “Beli tepung 25kg dari agen”.
Kolom “Saldo” adalah hasil perhitungan berjalan: saldo baris sebelumnya + Masuk − Keluar.
Contoh Buku Kas Harian: Warung Kelontong Bu Ani
Buku Kas Harian — Warung Kelontong Bu Ani Periode: 1–7 Juni 2026
| Tanggal | Keterangan | Masuk (Rp) | Keluar (Rp) | Saldo (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| 1 Jun | Saldo awal | — | — | 2.500.000 |
| 1 Jun | Kulakan ke agen sembako | — | 1.800.000 | 700.000 |
| 1 Jun | Penjualan siang | 620.000 | — | 1.320.000 |
| 1 Jun | Penjualan sore | 480.000 | — | 1.800.000 |
| 2 Jun | Bayar listrik | — | 185.000 | 1.615.000 |
| 2 Jun | Penjualan pagi | 390.000 | — | 2.005.000 |
| 2 Jun | Penjualan siang & sore | 710.000 | — | 2.715.000 |
| 3 Jun | Beli kantong plastik & karet | — | 45.000 | 2.670.000 |
| 3 Jun | Penjualan hari ini | 850.000 | — | 3.520.000 |
| 4 Jun | Kulakan tambahan (minyak, gula) | — | 950.000 | 2.570.000 |
| 4 Jun | Penjualan hari ini | 740.000 | — | 3.310.000 |
| 5 Jun | Penjualan hari ini | 680.000 | — | 3.990.000 |
| 6 Jun | Gaji karyawan | — | 800.000 | 3.190.000 |
| 6 Jun | Penjualan hari ini | 920.000 | — | 4.110.000 |
| 7 Jun | Penjualan hari ini | 810.000 | — | 4.920.000 |
Ringkasan 1–7 Juni:
- Total Masuk: Rp 6.200.000
- Total Keluar: Rp 3.780.000
- Saldo Akhir: Rp 4.920.000
- Kenaikan Saldo: Rp 2.420.000 (dari saldo awal Rp 2.500.000)
Dari 7 baris ringkasan ini, Bu Ani bisa lihat: usahanya menghasilkan uang masuk Rp 6,2 juta dalam seminggu, dengan pengeluaran Rp 3,78 juta, sehingga saldo naik hampir Rp 2,5 juta. Cukup jelas, cukup informatif, tanpa harus jago akuntansi.
Cara Membuat Buku Kas Harian di Berbagai Media
Pakai Buku Tulis
Cara paling tradisional. Beli buku folio atau buku kas yang sudah ada kolomnya di toko alat tulis. Tulis dengan pena setiap hari.
Kelebihannya: Tidak butuh listrik, tidak perlu belajar aplikasi, bisa dibuka kapan saja. Kelemahannya: Susah dihitung ulang, tidak bisa dicopy, kalau buku hilang atau rusak — hilang semua.
Pakai Spreadsheet (Excel / Google Sheets)
Buat tabel dengan 5 kolom di atas. Di kolom Saldo, pakai rumus: =D2+B3-C3 (sesuaikan kolom dengan format kamu). Google Sheets punya keuntungan tambahan: bisa diakses dari HP, otomatis tersimpan di cloud.
Kelebihannya: Bisa dijumlah otomatis, mudah dicopy dan dibackup. Kelemahannya: Butuh disiplin untuk buka file dan input data setiap hari.
Pakai WhatsApp (via Loonas)
Cara termudah untuk menjaga konsistensi: catat transaksi langsung di WhatsApp saat terjadi. Foto struk belanjaan dan kirim ke Loonas — langsung tercatat. Atau ketik singkat: “tadi jual sabun dan beras total 87 ribu” — Loonas yang urai dan kategorikan.
Keuntungannya: tidak perlu buka aplikasi atau file terpisah. Kamu sudah di WhatsApp — tinggal chat. Dan di akhir bulan, semua catatan sudah terkumpul, siap direkap.
Tips agar Buku Kas Harian Benar-Benar Diisi Setiap Hari
Ini bagian yang paling penting — dan paling sering gagal. Bukan karena tidak tahu caranya, tapi karena kebiasaan ini butuh sedikit waktu untuk terbentuk.
Jadikan bagian dari ritual menutup toko. Sebelum tutup setiap hari, luangkan 5 menit untuk mengecek dan mencatat. Buat ini rutin seperti mematikan lampu dan mengunci pintu.
Jangan tunggu sampai “ingat semua transaksi.” Kalau ada transaksi yang tidak kamu ingat nilainya tepat, lebih baik tulis estimasi daripada tidak tulis sama sekali. Catatan yang tidak sempurna tapi lengkap lebih berguna daripada catatan yang sangat akurat tapi bolong.
Simpan semua struk dalam satu wadah hari itu. Kotak kecil, amplop, atau bahkan kantong plastik — asal semua struk pengeluaran hari itu terkumpul di satu tempat. Malam hari, baru kamu catat dan rekapitulasi.
Mulai dari hari ini, bukan awal bulan depan. Banyak orang menunda mulai catat karena “nanti sekalian awal bulan.” Ini jebakan. Mulai dari transaksi berikutnya — tidak peduli hari apa ini.
Rekap Bulanan dari Buku Kas Harian
Di akhir bulan, jumlahkan seluruh kolom Masuk dan kolom Keluar. Pisahkan pengeluaran per kategori (bahan baku, gaji, sewa, utilitas, lain-lain). Hasilnya adalah data mentah laporan laba rugi — tinggal satu langkah lagi.
Dari buku kas harian, kamu juga bisa melihat tren: hari-hari mana yang penjualannya tinggi? Minggu mana yang pengeluaran membengkak? Informasi ini berguna untuk merencanakan stok, mengatur jadwal kulakan, dan memutuskan kapan waktu terbaik untuk promosi.
Buku Kas adalah Pondasinya
Semua laporan keuangan yang lebih canggih — laba rugi, neraca, arus kas — semuanya bertumpu pada data transaksi harian. Kalau buku kas harianmu lengkap dan konsisten, membuat laporan-laporan itu di akhir bulan menjadi pekerjaan yang terasa ringan, bukan marathon.
Dan membuat buku kas konsisten menjadi lebih mudah kalau proses mencatatnya tidak terasa seperti pekerjaan tambahan yang berat. Itulah yang Loonas coba hadirkan — pembukuan yang terjadi sambil kamu chat di WhatsApp, bukan tugas terpisah yang nunggu di akhir hari.
Mulai malam ini: sebelum tidur, tulis tiga angka — pemasukan hari ini, pengeluaran hari ini, dan sisa kas di tanganmu. Sekecil itulah langkah pertamanya. Besok, ulangi. Lusa, ulangi lagi. Dalam dua minggu, kamu sudah punya kebiasaan yang sebelumnya terasa mustahil.